“Hoe zorgen we deze keer dat de toegangscontrole soepel verloopt?"
Bij ieder evenement is het een veelgestelde vraag.

En terecht, want je wilt je bezoekers een zo’n aangenaam mogelijke ervaring bezorgen tijdens je event. Hier horen lange wachtrijen en opstoppingen zeker niet bij.

In de jaren dat ik eigen evenementen organiseerde groeide deze al snel van 250 naar 2.500 personen. Er komt veel bij kijken om je event zo soepel mogelijk te laten verlopen, en ik kan je vertellen, ik heb alle missteps gehad. Mijn ervaringen hebben mij veel geleerd over hoe je snel je gasten binnen kunt laten (met de juiste badge) en ook nog eens op tijd kunt beginnen. Vandaag deel ik graag mijn tips en oplossingen.

Er kan zo veel mis gaan

Waar het vaak mis gaat is tussen het moment dat je de toegangscontrole uitvoert en de lijst waarmee je aan het werk bent.

Als je van tevoren badges laat drukken, moet je de lijst met bezoekersnamen op tijd aanleveren bij de drukker. Soms wel 5 dagen van te voren. De lijst klopt op dat moment, maar 5 dagen later, zijn er allerlei wijzigingen. Van late registraties tot collega's die nog even last minute tickets doorgeven. Daarnaast zijn voorgedrukte badges vaak niet snel te vinden. Welk systeem je ook gebruikt, uiteindelijk liggen de badges op verkeerde volgorde, bijvoorbeeld omdat ze verkeerd worden terug gelegd.

“Bij een van mijn events viel een van de bakken met gesorteerde badges op de grond. Ik kan je verzekeren: de moed zakt je in de schoenen als je de rij bij de entree steeds langer ziet worden.”

Snel iedereen de juiste naambadge geven

Wij hebben destijds zelf een oplossing ontwikkeld. Een eenvoudige ticketscanner waarmee je snel en gemakkelijk de toegangscontrole kunt uitvoeren en direct een naambadge bedrukt. Ook als de bezoeker zich nog dezelfde ochtend heeft aangemeld. Dit was de eerste versie van wat nu de Ticketscanner app van Paydro is.

De ticketscanner app

De ticketscanner app van Paydro regelt de toegangscontrole met elke iPhone, iPad of iPod touch. Het werkt op ieder Apple mobiel apparaat, zolang deze maar een camera heeft. Met de camera kun je de barcode op het ticket scannen. Het ticket heeft de bezoeker ontvangen bij het afronden van de bestelling via een ticketshop van Paydro.

De app scant geprinte tickets, maar ook vanaf een telefoonbeeldscherm kan de barcode gelezen worden. Het is dus niet nodig dat je evenement bezoekers het ticket geprint meenemen. Iedere smartphone kan het PDF-ticket tonen.

Controle zonder ticketscanner app

Het ticketsysteem van Paydro biedt inmiddels ook een Web Scanner. Met behulp van een barcode scanner kan je van elke laptop een controlepunt maken. We raden aan om een barcode scanner te huren en niet te kopen. De goede modellen, die snel en accuraat scannen in verschillende licht omstandigheden zijn duur en huren is vaak een betere en goedkopere optie. De barcode scanner leest de tickets. Op de laptop wordt automatisch bijgehouden wie er is ingecheckt.

On-demand naambadges printen

Om bezoekers bij binnenkomst direct de juiste naambadge te geven printen we deze on demand met een Dymo label printer. De label printer werkt met zowel de ticketscanner App als met de Web Scanner. Je koppelt de label printer aan een laptop en door de juiste webpagina te openen staat alles direct klaar om stickers te printen.

Op alle tickets staat een barcode. Als je de barcode scant komt direct het juiste naamlabel uit de printer. De label sticker plak je simpel op een voorgedrukte badge. Dymo heeft mooie transparante stickers. Omdat de labels transparant zijn, zie je het design van de badge door de sticker heen. Dit ziet er erg goed uit. Ik raad niet aan om de witte stickers te gebruiken, dit komt al snel goedkoop over. Transparante stickers zijn wel wat duurder.

Digitale oplossing

Door mijn eigen ervaringen met het organiseren van evenementen weet ik wat voor uitdagingen een event met zich meebrengt. Ik heb voor mezelf digitale oplossingen ontwikkeld die te handig zijn om niet te delen. Daarom ben ik Paydro gestart. Al deze handige oplossingen zijn via Paydro beschikbaar voor andere event organisatoren. Het is mooi om te zien dat zo veel mensen gebruik maken van onze oplossingen voor de problemen waar iedereen tegenaan loopt bij events.

Door Arjen Schat, eigenaar van Paydro, de Amsterdamse startup voor digitale oplossingen voor evenement organisatoren.

Volgende